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Datenmanagementsysteme DMS

Das papierlose Büro: Was bringt es?

Arbeiten Sie bereits papierlos? Wenn ja, dann herzlichen Glückwunsch, Sie gehören zu einer verschwindenden Minderheit aller Unternehmen in Deutschland. Immerhin gelingt diese Leistung selbst im Jahr 2019 nur sehr wenigen Firmen, wie eine aktuelle Kyocera-Studie in Zusammenarbeit mit Statista.de herausgefunden hat. Nach ihr arbeiten nämlich nur ganze vier Prozent aller Büroangestellten in Deutschland und Österreich wirklich papierlos. Die größte Gruppe der Befragten gab sogar an, bis zu 100 Seiten Papier in der Woche zu drucken. Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern würde das alleine 260 Bäume im Jahr ausmachen, die nicht gefällt werden würden. Glaubt man aktuellen Forschungsergebnissen, könnten allein diese 260 Bäume 2,6 Tonnen zusätzliches CO2 binden. Ein Wahnsinn, oder?

Wenn wir heute über die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmensalltag sprechen, dann sprechen wir auch immer über Klimaschutz. Denn vor allem kleine Stellschrauben können in ihrer Summe einen großen Unterschied machen, welchen vor allem auch die umweltbewussten Kunden in Deutschland honorieren. Und doch arbeiten die meisten Unternehmen immer noch ohne professionelle Datenmanagementsysteme oder kurz DMS. Die Gründe dafür sind vielschichtig. So wollen viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einfach aus Gewohnheit weiterhin auf Papier schreiben, Firmen scheuen vermeintliche Kosten bei der Einführung einer neuen Technologie oder es gibt diffuse Bedenken bei der Datensicherheit. Dabei zeigt jedoch die Bitkom Studie „ECM im Mittelstand 2017 – Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“, dass vor allem die digitalisierung von alltäglichen Geschäftsprozessen Unternehmen flexibler und effektiver macht, sowie Mitarbeitern mehr Komfort bietet.

Gerade die sofortige Auffindbarkeit von Dokumenten und Unterlagen, unabhängig von Format, Datenquelle, Aufenthaltsort oder Hardware, spart kostbare Zeit und viele Nerven. Immerhin ist die digitale Suche anhand von Schlüsselwörtern und Begriffen deutlich leichter als das Wühlen in Papierstapeln und das Wälzen großer Ordner. Moderne Datenmanagementsysteme nutzen sogar eine automatische Verschlagwortung, die keinerlei menschliche Interaktion bei der Ablage mehr nötig machen. Selbst bei immer größeren Datenmengen steigt also die Übersicht. Gleichzeitig ermöglicht der digitale Zugriff auf Unterlagen, Rechnungen und Belege eine parallele Bearbeitung von Vorgängen im Team und unternehmensweit.

Neben agileren Strukturen und der Möglichkeit Vorgänge schneller zu bearbeiten entstehen dank einer tiefen Implementierung des DMS in das ERP-System vor allem für Onlinehändler weitere Vorteile. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viel schneller auf wichtige Kundendaten im Service und Support zurückgreifen, Anfragen deutlich kompetenter beantworten und so auch das Einkaufserlebnis der Kunden steigern. Gleichzeitig können papierlose Unternehmen auch mit den Anforderungen unserer modernen Zeit besser umgehen, zum Beispiel bei Anfragen im Rahmen der EU-DSGVO.

Bei der Einführung eines DMS können Unternehmen heute bereits, trotz der geringen Verbreitung in Deutschland, auf viel Fachwissen zurückgreifen. Nicht nur bei der technischen Umsetzung ist dabei eine umfangreiche Beratung wichtig. Oft müssen Chefs und Chefinnen nicht nur die wirkliche Integration beaufsichtigen, sondern vor allem auch bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Überzeugungsarbeit leisten. Hier ist es wichtig zu zeigen, wie viel Papierkram doch eigentlich aus dem Alltag verschwindet und welche Vorteile für die Einzelnen entsteht.

Und auch preislich sind dank ihres modularen Aufbaus Datenmanagementsysteme heute nicht mehr mit großen Projektkosten gekoppelt. Gleichzeitig lassen sich auch Fördertöpfe nutzen, um das eigene Investment weiter abzusichern. Lassen Sie sich einfach von Fachkräften Ihres Vertrauens beraten!

Veröffentlicht am: 07.06.2019
Von Wolfgang Holzhauser